Excel : la relation amour-haine

Portrait de Yanick Yelle

RictusLorsque qu’on mentionne Excel, comme tout programmeur qui se respecte, j’ai un petit rictus qui apparait, comme si je venais de croquer un bonbon sûr ou une pomme pas mûre. C’est qu’il a une très mauvaise réputation notre ami Excel dans le domaine de la programmation et de gestion des processus. C’est très fréquemment l’ennemi des données structurées, l’outil des gens qui ne passe pas par le système, le symbole de la résistance au changement!

Ceci étant dit, je pense que malgré tout, un chiffrier électronique que les usagers connaissent et savent utiliser, peut avoir sa place dans une solution informatique. La clef c’est la formation pour s’assurer une centralisation des données.

Pour beaucoup de petites entreprises, après  le papier, c’est l’étape suivante. Leur formulaires papiers sont reproduit tel quel dans Excel sans changer les processus (on le rentre à l’ordi maintenant, on peut copier-coller!). Quelques formules ajoutées ici et là et hop tous les calculs qui étaient fait à la calculatrice sur un coin de table sont intégrés.  Puis viens le beau-frère/cousin/petit fils/stagiaire qui connaît juste assez Excel pour savoir faire quelques macros en plus des formules de base, maintenant on peut importer les données du système comptable/sql/internet pour faire des statistiques et des rapports plus facilement!  

J’ai vu des chiffriers Excel branchés sur des extractions de bases de données Informix que les usagers modifiaient à la main. Puis ils construisaient un fichier d’importation pour réintroduire leurs modifications dans la base de données. Ou alors, ils devaient accéder à des écrans AS-400 un item à la fois pour mettre à jours la B.D. Le document « maître » étant le fichier Excel.

Dans pratiquement toutes les entreprises, des plus petites aux plus grandes, les gens utilisent Excel. Qu’ils aient un système JD Edwards, Oracle, fait maison ou autres. Le chiffrier leur permet de traiter les données comme ils le veulent sans avoir à appeler un programmeur pour chaque petit besoin.  Des processus complet sont donc développés en Excel pour répondre aux besoins de l’entreprise et des employés.

Dans les pire cas : Les écosystèmes Excel en parallèle…

Les fichiers Excel sont inextricablement reliés aux processus de l’entreprise mais ne sont pas reliés à la base de données.

Souvent créés pour une demande urgente et fait « sur un coin de table » ces documents Excel contiennent des données critiques au fonctionnement de l’entreprise et contrairement à la base de données ne sont pas nécessairement partagés. Ils en viennent à faire partie de la formation  des nouveaux employés.

Dans les meilleurs cas : L’utilisation d’Excel comme « data viewer »

On parle ici d’un environnement qui possède déjà une base de données. Tant qu’Excel n’est utilisé que pour le visionnement des données sans rien ramener vers la base de données on évite bien des problèmes.

Par exemple, dans notre cas, nos logiciels permettent l’exportation de toute liste à l’écran vers Excel d’un clic de bouton. Le traitement des données se fait donc dans le logiciel mais les capacités avancées d’Excel pour les graphiques et les analyses de données sont utilisées à leur maximum.

Encore plus : La formation avancée personnalisée

Un des aspects les plus évidents entre les entreprises où Excel fonctionne bien et celles qui se retrouvent enterrées sous des feuilles de chiffrier est la formation/niveau de connaissance des utilisateurs vis-à-vis Excel et les bases de données.

Les usagers qui connaissent bien Excel et qui comprennent les notions des bases de données sont capable d’extraire eux même les données nécessaire à l’analyse et au « data-drilling ». Ils comprennent aussi beaucoup mieux leurs possibilités et leurs limitations au niveau informatique.

Une connaissance, même rudimentaire, des bases données oriente les décisions prises au jour le jour vers un modèle ou l’intégrité des données est préservée.

Évidemment, pour moi, avant de fabriquer un fichier Excel « on the side » qui contient des données cruciales, le premier choix devrait être de contacter un programmeur-analyste qui fera une analyse des besoins et processus. Toutes tâche répétitive se basant sur des données peut être remplacé par du code.

De plus, ce que vous voulez et ce dont vous avez besoin sont souvent deux choses très différentes. Mais je ferai un autre texte la dessus!